Mittwoch, 27. Februar 2013

Top 6 Word / PDF Tipps für Sachbuchautoren_

Derzeit versuche ich mich daran, das Layout eines Gewürzelexikons in Microsofts Word zu gestalten und habe dabei einige, für mich neue Dinge kennengelernt. Ich gebe zu, dass dieser Artikel vor allem als Gedächtnisstütze für mich selbst gedacht ist, jedoch kann vielleicht der eine oder die andere auch davon profitieren. Der gesamte Text bezieht sich auf die Arbeit mit der Wordversion 2002. Die meisten Tipps werden vermutlich auch für andere Word-Versionen hilfreich sein, jedoch kann es durchaus auch Abweichungen geben.

Farbmodell-Informationen

Um es gleich vorwegzunehmen: Druckereien mögen Word-Dokumente nicht besonders! Der Hauptgrund dafür ist, das in Word intern verwendete Farbmodell. Word verwendet das RGB-Modell und Druckereien das CMYK-Modell. Wenn man keine Wunder erwartet und die Problematik vorher mit der Druckerei bespricht, sollte es aber machbar sein.
Sollte euer Buch über einen Verlag veröffentlicht werden, wird vermutlich sowieso ein professioneller DTP-Setzer euer Dokument noch einmal in einem richtigen Satzprogramm nachbearbeiten.



Bilder positionieren und Abbildungsverzeichnis erstellen

Ein Abbildungsverzeichnis zu erstellen ist eigentlich einfach, wenn die Bilder die Seite von links nach rechts füllen und der Text oben und unten getrennt wird. Wenn der Text jedoch an einem schwebenden Bild rechts oder links vorbei fließen soll, gibt es ein paar Hürden zu nehmen:
  • Hürde 1: Word fügt bei solchen schwebenden Bildern, standardmäßig Textfelder als Bildbeschriftung ein. Diese werden jedoch nicht im Abbildungsverzeichnis angezeigt. Daher muss man sie in Positionsrahmen umwandeln.
  • Hürde 2: Wenn das schwebende Bild und die zugehörige Beschriftung mit zwei unterschiedlichen Absätzen verbunden sind, kann dies zu den wildesten Verschiebungen führen. Darum ist es wichtig, sich mit der Funktionsweise des Ankersymbols in Word vertraut zu machen.
  • Hürde 3: Um das Ankersymbol angezeigt zu bekommen, verwenden viele die Ansicht "Alle Steuerzeichen anzeigen" (der Knopf der etwa so aussieht, wie ein spiegelverkehrtes "P"). In diesem Modus können sich jedoch die Seitenumbrüche verschieben und man kann deshalb nicht richtig einschätzen, wie viel Platz das Bild auf der Seite belegen darf.
    Daher sollten nicht alle Steuerzeichen angezeigt werden, sondern wirklich nur die Anker (unter Extras / Optionen / Ansicht / Objektanker einschalten).
Um die o.g. Hürden zu umgehen, verwende ich die folgende Vorgehensweise:
  • Grafik einfügen und an die gewünschte Stelle positionieren.
    Ich persönlich positioniere dabei alle Grafiken und deren Beschriftungen immer rechts (bzw. links) am Seitenrand, also via rechte Maustaste / Grafik formatieren ... / Layout / Rechteck / rechts (bzw. links)
  • Grafik erneut markieren
  • Menü: Einfügen / Referenz / Beschriftung ...
  • Name des Bildes eingeben, z.B. Abbildung 3: Petersilie
  • Textfeld "Petersilie" markieren
  • Rechte Maustaste auf den Rahmen, dann "Textfeld formatieren ..."
  • Register: "Textfeld" / "Zu Positionsrahmen umwandeln..." und bestätigen
  • Positionsrahmen "Petersilie" markieren
  • via rechte Maustaste im Kontextmenü  den Rahmen, die Formatierung und auch die Positionierung des Positionsrahmens anpassen. Für mein eigenes Projekt hat sich folgendes Vorgehen als optimal herausgestellt:
    • Voraussetzung: Unter Extras / Optionen / Ansicht / Objektanker einschalten.
    • Das Bild und auch den Positionsrahmen mit demselben Absatz verankern, also ggf. mit der Maus das Ankersymbol entsprechend verschieben.
    • Unter "Positionsrahmen formatieren ..." folgende Einstellungen machen:
      Horizontal / Position: rechts (bzw. links)
      Horizontal / Relativ zu: Seitenrand
      [x] Mit Text verschieben
      [x] Verankern
    • Weitere Hinweise zu diesen Einstellungen gibt es auf der Diplom-Reader Webseite.
  • Meist kommt es beim umfließenden Text dann noch zu Lücken. Diese können geschlossen werden, wenn Größe und vertikale Position des Positionsrahmens minimal mit der Maus verändert werden. WICHTIG: Bei Korrekturen mit der Maus, gleichzeitig die ALT Taste gedrückt halten, da sonst die Bewegungen zu grob sind.


Fotoverzeichnis und Fotografenverzeichnis trennen

Mit dem o.g. Vorgehen wird nun automatisch eine Liste aller Bilder und zugehörigen Seitenzahlen erstellt (Menü: Einfügen / Referenz / Index und Verzeichnisse / Abbildungsverzeichnis). Aus optischen Gründen wollte ich aber nicht unter jedem Foto auch den Fotografen und Copyright Inhaber benennen, sondern diese erst am Ende des Buches zu ihrem Recht kommen lassen. Hierfür habe ich in Word 2002 jedoch keine automatische Lösung gefunden und darum, zusätzlich zum von Word automatisch erstellten Abbildungsverzeichnis, noch händisch ein Fotografenverzeichnis erstellt, in dem ich von jedem Bildtitel, auf den entsprechenden Fotografennamen und die Quelle verweise. Vielleicht wäre dies auch für euer Projekt ein gangbarer Weg.



Formatierungsfehler bei Überschriften nach dem Seitenwechsel

Folgt direkt auf einen Seitenumbruch eine Überschrift mit Rahmen und Hintergrundfarbe, bekommt die letzte Zeile der vorherigen Seite automatisch ungewollt auch diese Hintergrundfarbe (siehe Screenshot).
Das Problem lässt sich einfach beheben, in dem man statt eines Seitenumbruchs (Strg Enter) einen Abschnittswechsel einfügt (Menü: Einfügen / Manueller Umbruch ... / Nächste Seite).


Bei dieser Methode ist aber zu beachten, dass nach einem Abschnittswechsel für Word wieder eine erste Seite beginnt. Dies kann sich z. B. negativ auswirken, wenn man die erste Seite ohne Seitennummerierung formatiert hat (Datei / Seite einrichten / erste Seite anders). Bei mir war es so, dass im gesamten Dokument immer wieder Seitenzahlen fehlten.

Ich lasse darum auch auf der ersten Seite die Seitennummerierung zu. Dies ist auch deshalb kein Problem, da bei jedem Buch der Buchumschlag separat vom Buchinneren gesetzt wird. Das Word-Dokument ist also nur der Buchinnenteil, der direkt mit einer nummerierten Seite 1 beginnt.

Buchdruck = 2 Dokumente!

Der Buchumschlag wird (natürlich ohne Seitenzahlen) als eigenes Dokument erstellt, z.B. in einem Grafikprogramm wie Gimp oder durchaus auch Powerpoint. Dort wird dann Front- und Rückseite sowie auch der Buchrücken, der abhängig von der Seitenzahl unterschiedlich dick ist. Weitere Details hierzu müsst ihr mit eurer Druckerei besprechen.



Duden Rechtschreibkorrektur installieren


Nun noch ein Tipp, der eher für die Autoren, als für die Setzer unter Euch gedacht ist. Die Word-Rechtschreibkorrektur ist sicher nicht schlecht, jedoch im Vergleich zur Dudenkorrektur eher eine Notlösung (siehe Vergleichsbeispiele).

Das Dudensystem kann kostenlos online ausprobiert oder als 30-Tage-Testversion installiert werden. Es bindet sich bei der Installation automatisch in die Word-eigene Rechtschreibprüfung ein. Wer nach den 30 Testtagen überzeugt ist, kann für knapp 20 Euro die Vollversion erwerben. Übrigens steht nach der Installation auch die Duden- Silbentrennung und eine ganze Hand von Lexika zur Verfügung. Alles sehr brauchbar, wenn man veröffentlichen will.



PDF Export

Die meisten Druckereien setzen eine PDF Datei zum Datenaustausch voraus, da alle Grafiken und vor allem auch die verwendeten Schriftarten darin automatisch mitgeliefert werden. Um PDF's zu erzeugen habe ich mich aus folgenden Gründen für PDF24 entschieden:

  • kostenlos und einfache Bedienung
  • PDF Dateien können in sehr niedriger Qualität (wenig Speicherverbrauch, ideal um Korrekturabzüge via Email zu verschicken) und sehr hoher Qualität (für die Satzabteilung der Druckerei) generiert werden.
  • wenn nötig können mit Hilfe des integrierten Editors einzelne Seiten in die PDF eingefügt, bzw. entfernt werden
Druckereien erwarten üblicherweise PDF Dateien mit mind. 300 DPI. Egal mit welchem Programm ihr eure Druckerzeugnisse erstellt: Achtet darauf die DPI Zahl gleich von Anfang an auf 300 zu setzen, ansonsten habt ihr schlimmstenfalls doppelte Arbeit.


Mini- Tipps
  • In einem Fließtext sollte ein Gedankenstrich immer etwas länger, als ein normaler Trennstrich sein, in Microsoft Word  durch Strg Minus
  • Da die Satzdatei-PDF für die Druckerei wegen Versatz einige Millimeter größer sein muss, als das eigentliche Druckformat, kann der Einsatz eines PDF-Resizers sinnvoll sein. Gratis z.B. bei https://docupub.de/pdfresize/. Besser ist natürlich man legt die Satzdatei direkt in der richtigen Größe an (z.B. in Powerpoint).
  • Noch ein wichtiges Tool bevor ihr zu einer Druckerei geht ist: http://pdf-analyser.edpsciences.org/  Damit wird angezeigt, ob in eurer PDF Datei alle Schriftarten embedded sind (ist Pflicht!) und welche dpi Zahl eure Grafiken haben (300 DPI wäre gut!).  
  • to be continued





Bildquellenangaben © :






"Lettern" - Dieter Poschmann  / pixelio.de
"Malkasten" - Michael Bührke  / pixelio.de
Screenshot Word "2 Objekte, eine Ankerstelle" / Walid Chaar
   (das sichtbare Foto "Chilis" stammt von G.Ü. / pixelio.de)
"Kleiner Fotograf" - I.Friedrich  / pixelio.de
Screenshot Word "Überschriftenlayout" / Walid Chaar
"Lexika" - Andrea Damm  / pixelio.de

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