Donnerstag, 28. März 2013

"Must Have" für alle iPhone / Gmail Nutzer

oder "Kabel weg, hat keinen Zweck!"

Eigentlich sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, jedoch begegne ich immer wieder iPhone-Besitzern mit GMail Konten, die ihre Kontakt- und Kalenderdaten (wenn überhaupt) noch via Kabel synchronisieren. Sorry Leute, aber das ist aus meiner Sicht pures Mittelalter!

Für die Funktionalität, die heute mit einem iPhone in Verbindung mit einem Gmail Konto für Jedermann kostenlos geboten wird, haben Unternehmen noch vor wenigen Jahren abertausende Euro bezahlt und diese damaligen Lösungen waren meist sogar schlechter. Es geht um die drahtlose Synchronisation von Adress- und Kalenderdaten. Bei Emails hat sich der "allzeit verfügbare Onlinezugriff" via Smartphone längst durchgesetzt. Merkwürdiger Weise aber noch nicht bei anderen wichtigen Daten des täglichen Lebens.

Historie
Die drahtlose Synchronisation von Adress- und Kalenderdaten funktionierte schon mit dem ersten iPhone-Modell, nämlich seit dem Google das Microsoft Exchange ActiveSync Protokoll lizensiert, und für die Gmail und gKalender Nutzer kostenlos zur Verfügung gestellt hatte. Die Unterstützung dieses Microsoftprotokolls wird von Google nun zum 31.7.2013 beendet und durch zwei Alternativen, nämlich dem offenen Internetstandard CardDAV und der "Google Calendar API" ersetzt. Bis vor kurzem war auch der offende Standard "CalDAV" implementiert, der jedoch nicht mehr favorisiert wird.

Installation
Die Installation der beiden Protokolle ist recht einfach, wenn ihr die hier verlinkten Google Installationsanleitungen genau befolgt:
Warnung: Die Aktivierung der o.g. Protokolle ist eine tiefgreifende Änderung eurer iPhonekonfiguration und es könnte bei falscher Einstellung zu Datenverlusten kommen! Darum sollte auf jeden Fall vor dem Eingriff eine iPhone- und auch eine Google- Datensicherung gemacht werden!


Lohn der Mühe
Durch die Aktivierung dieser Synchronisationsprotokolle wird Google Kalender und  Kontakte zur zentralen Ablagestelle für die wichtigsten persönlichen Daten. Wer sein Leben z.B. nach der GTD Methode ("get things done") organisieren möchte, findet mit Google und der Syncfunktionalität zum Smartphone eine perfekte Grundlage dafür. Dabei sind die beiden Google-Programme übersichtlich und gleichzeitig machtvoll. Hier nur einige besondere Funktionen, die diese kostenlosen Tools mitbringen ...

Vorteile Google Kontakte:
  • Import und Export diverser Formate
  • Automatische Suche und Zusammenführung von Duplikaten
  • Definition eigener Datenfelder
  • Einfache Gruppierungen
  • quasi unendliche Kontakthistorie des bisherigen Mail-Schriftverkehrs
  • Zugriff und Pflege der Kontaktdaten von überall und mit jedem webfähigen Endgerät
  • Durch die automatische Verbindung zu Google Mail bleibt man weitgehend von Spam verschont
Vorteile Google Kalender:
  • Freischaltung diverser Nutzer 
  • Versand von Terminen auch an andere Kalendersysteme (Outlook, Groupwise etc.)
  • Diverse, auch komplexe Einstellungen für wiederkehrende Termine
  • Erinnerungsfunktionen und Feiertage
  • quasi unendliche Historie vergangener Termine
  • Zugriff und Pflege der Termine von überall und mit jedem webfähigen Endgerät
Wer einmal die Vorteile eines immer aktuellen Terminkalenders und eines sauberen Adressdatenbestandes selbst erlebt hat, möchte nicht mehr darauf verzichten. Selbstverständlich lässt sich das Verfahren mit allen hier beschriebenen Vorteilen auch auf Android Smartphones nutzen.

Todo-Listen und Notizen - ein kleiner Trick
Leider bieten die o.g. Protokolle noch keine Lösung für die Synchronisation von Notizen und Todo-Listen. Hier kann man sich aber mit einem kleinen Trick behelfen: Einfach wöchentlich wiederkehrende Termine dafür einrichten!
Unsere Einkaufsliste ist beispielsweise als regelmäßiger Termin jeden Samstag um 12 Uhr hinterlegt.  Meine Frau und ich können diese Liste mit jedem beliebigen Webzugang, jeweils im eigenen Kalender aktualisieren (gegenseitige Freischaltung vorausgesetzt) und mit unseren Smartphones jederzeit abrufen.
So kann sie mir z.B. noch während ich einkaufe, die Einkaufsliste von zu Hause aus aktualisieren.

Okay, sie könnte mich auch einfach anrufen, aber das wäre ja wieder Mittelalter  ;-)

Bildquellenangabe:Tony Hegewald  / pixelio.de

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