Samstag, 20. April 2013

Excel Trick: Leerzellen in Wiederholungszeilen auffüllen

CSV-Daten (z.B. aus einem SAP DWH) sind manchmal so aufgebaut, dass Inhalte, die sich in mehreren Zeilen aufeinanderfolgend wiederholen, nur in der ersten Zeile angezeigt werden (siehe Screenshot).  Datenverarbeitungskaufleute (und ähnliche EDV-Dinosaurier wie ich ;-) kennen diese Verfahren noch unter dem Begriff "Gruppenwechsel". Das Ganze dient einfach dazu, optisch einen besseren Überblick der Informationen zu bekommen, da man in einer vollständig gefüllten CSV-Datei, den Wald vor lautet Bäumen nicht mehr sehen würde. Für die zeilenweise Weiterverarbeitung  ist dieser Aufbau aber nicht zu gebrauchen, da auf Datensatzebene schlicht Informationen fehlen. Es gibt aber einen kleinen Excel Trick, um dieses Problem zu lösen.

Man füllt dazu jede Leerzelle automatisiert mit dem Wert der darüber liegenden Zelle - und das geht so:
  • Markieren des kompletten Datenbereiches, der die Daten und die Leerzellen enthält. Im Beispiel auf dem Screenshot von links oben "Ort" bis rechts unten "250".
  • Excel 2003:
    Menü: Bearbeiten / Gehe zu ... / Inhalte ... / Leerzellen / OK
    Excel 2010:
    Menü: Start / Suchen und Auswählen / Gehe zu ... / Inhalte ... / Leerzellen / OK )
  • Nun gibt man die Formel ein, die den Wert der oberen Zelle kopiert. Diese Formel hängt von der Zelle ab, die gerade aktiv ist. Wenn z.B. die Zelle C9 aktiviert ist, gibt man ein
    =C8  (JETZT NICHT ENTER DRÜCKEN!)
  • ... sondern STRG ENTER, damit die eingegebene Formel sich auf alle markierten Leerzellen auswirkt. (am Mac: CTRL ENTER)
  • Nun sollten alle Zellen sauber mit Inhalten gefüllt sein, jedoch basieren diese teilweise auf Formeln. Auch dies ist schnell geändert:
    - Gesamte Tabelle markieren,
    - alles in die Zwischenablage kopieren (Strg c)
    - und an der selben Stelle über die rechte Maustaste:
       "Inhalte einfügen... / Werte / OK" wieder einfügen.

... und das geht auch mit XML Dateien!

Übrigens kann man dieses Verfahren auch anwenden, wenn man eine XML Datei nach CSV konvertiert hat, da diese CSV Dateien dann ebenfalls häufig die o.g. Leerzellen enthalten. Noch einfacher geht es in diesem Fall jedoch, die XML Datei direkt mit einer neueren Excel Version zu öffnen, da Excel dann sowohl das Konvertieren, als auch das Auffüllen der Leerzellen vollautomatisch übernimmt. (Danke für den Tipp Dany)

Bildquellenangabe: 3 Excel-Screenshots / Walid Chaar

1 Kommentar:

  1. Klasse Tipp, hat mir sicherlich mehrere Stunden Arbeit erspart - vielen Dank!!!

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