Montag, 20. August 2012

Problem der Flächenkommunikation gelöst

oder: Googles genial einfache Lösung für dezentrale Datenerfassung

Die Informationsverteilung zwischen einer Zentralstelle und ihrer verteilten Organisationsstrukturen, also z.B. einem Filialnetz, verschiedenen Abteilungen oder einzelnen Teams funktioniert nur in einer Richtung wirklich gut, nämlich von der Zentralstelle zu den Außenstellen (1 zu n). Dazu bedient man sich einer Email an einen großen Verteiler und die gewünschte Information wird nach dem Broadcasting-Prinzip (1 zu n) verteilt.

Schwieriger ist der Rückweg, wenn die Organisationsstruktur etwas zurück an die Zentralstelle übermitteln soll (n zu 1). Auch hier wird meist Email als Medium eingesetzt, jedoch reden wir von vielen Mails, die dann nach dem "Peer to Peer-Prinzip" (n mal 1 zu 1) retour geschickt werden.
Dann muss in der Zentralstelle bestenfalls ein VBA Skript, schlechtestenfalls eine gute Seele die Informationen aus den vielen Emails bzw. Excel Anlagen zusammen fassen um diese auswerten, bzw. weiterverarbeiten zu können.

Große Unternehmen verwenden für diese Problematik teure und administrationsintensive Workflow- Systeme. Für kleinere Unternehmen hat Google eine genial einfache und noch dazu kostenlose Lösung geschaffen...

Google Forms ist ein Formular-Server auf dem man Formulare erstellen, diese geschlossenen Benutzergruppen zugänglich und die getätigten Eingaben automatisiert auslesen und verarbeiten kann. Google Forms ist für jeden mit kostenlosem Googlekonto über die Anwendung "Drive" nutzbar.

Wie einfach das im Detail funktioniert erklären die beiden englischsprachigen Videos in der Anlage hervorragend. An dieser Stelle möchte ich nur noch auf die Typen von Eingabefeldern eingehen, die derzeit zur Verfügung gestellt werden:

  • Text
    Antwortfeld (einzeilig)
  • Textabsatz
    Längere Antwort der Formularnutzer (mehrzeilig)
  • Auswahlfrage
    Multiple Choice Antwort (eine Antwort erlaubt, Antworten alle untereinander dargestellt)
  • Ankreuzen
    Multiple Choice Antwort (mehrere Antworten erlaubt, Antworten alle untereinander dargestellt)
  • Aus einer Liste wählen
    Multiple Choice Antwort (eine Antwort erlaubt, Antworten alle in einer Pull-Down Auswahl dargestellt)
  • Skala
    für persönlicher Einschätzungen auf einer numerischen Skala, z.B.  "von 1 bis 5"
  • Raster
    für persönlicher Einschätzungen auf einer frei definierbaren Skala

Darüber hinaus sind natürlich auch schicke Layouts  (Demo: Spritkostenrechner), die Angabe von Pflichtfeldern und einfache Wenn-Dann-Bedingungen (um Formularblöcke zu überspringen) möglich. Da Forms eine Webanwendung ist, können die Formulare auf beliebigen Rechnern verwendet werden, z.B. Windows, Mac, Pads und Smartphones.

Aus meiner Sicht sind die folgenden englischsprachigen Videos eine "17 Minuten Pflichtfortbildung" für jeden, der viel mit Excel, Mailkommunikation und Formularen arbeitet. Außerdem lässt sich das System auch für private Zwecke einsetzen - warum nicht eine Google Form verwenden, in der jeder einträgt was er zur Party mitbringt?

Tutorial Teil 1: ca. 9 Minuten




Tutorial Teil 2: ca. 8 Minuten


Nachtrag Dezember 2013:
Auf den gängigen Mobil-Geräten kommen zunehmend Apps auf den Markt, die sogar eine Offline-Erfassung für Google Drive Tabellen ermöglichen. In diesem Zusammenhang bin ich auf die empfehlenswerte App Memento für Android Geräte gestoßen.
Memento ist eine einfache Datenbank-App, mit der sich beliebige Tabellen selbst gestalten und befüllen lassen. Das Highlight ist aber die Synchronisation mit der Google Drive Tabellenanwendung. Damit lässt sich ein zentraler Datenbestand nicht nur sichern, sondern auch an verschiedenen Orten (überall wo ein Webbrowser verfügbar ist) erfassen und pflegen. Der intelligente Sync Mechanismus bringt dann alles wieder auf einen einheitlichen Stand. Für einen Listenfreak wie mich das ideale Verwaltungstool für das tägliche Leben.

Bildquellenangabe © :Gerd Altmann  / pixelio.de

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