Freitag, 10. August 2012

Revolution im Arbeitszimmer_

Die nahtlose Kombination von drei Top-Produkten macht etwas möglich, wovon wir IT-Leute schon seit 30 Jahren träumen, nämlich das papierlose Büro für zu Hause. Wer den neunminütigen, englischsprachigen Youtube Film rechts anklickt, wird sich schnell von der Gesamtfunktionalität überzeugen lassen. Ich habe das System schon selbst getestet und bin restlos begeistert. Der folgende Text beschreibt die einzelnen Komponenten dieser Lösung und gibt zusätzliche Hinweise in Form von weiteren Youtube Links.

Das Herzstück des Ganzen ist Evernoteein geniales Notizbuch im Internet, mit dem nicht nur Notizen, sondern auch Bilder, Sprachaufzeichnungen und vor allem PDF Dateien an einer zentralen Stelle im Internet (Neudeutsch: "in der Cloud" ;-) abgelegt werden können.

Der Zugriff auf diese Notizen erfolgt über die Evernote-Client-Software, die für alle gängigen Plattformen entwickelt wird, also für Windows, Mac, iOS, Android und auch für Webbrowser. Eine Besonderheit bei Evernote ist, dass alle hochgeladenen Dateien vollautomatisch so archiviert werden, dass sie durchsuchbar sind. Das gilt sogar für die Bilder, die Sprachaufzeichnungen und die PDF-Dateien, die in Evernote abgelegt werden! Zusätzlich kann jede Notiz in Evernote verschlagwortet werden.

Evernote dient also dazu, beliebig große Archive unterschiedlichster Medien und Inhalte von (fast) jeder beliebigen Plattform aus blitz schnell zu durchsuchen, und zwar mittels Volltextsuche oder über frei bestimmbare Kategorien (Schlagworte).


Das zweite wichtige Produkt in diesem Gesamtsystem ist der Fujitsu ScanSnap Scanner S1300. Dieses portable USB Geräte scannt alles von der Visitenkarte, über Kassenbons bis hin zum Din A4 Blatt, und zwar im Duplex Modus, also beidseitig in einem Durchgang. Dabei ist er ziemlich schnell und hat ein Einzugsfach für 10 Seiten. Wer der Datenablage im Internet via Evernote nicht traut, kann seine gescannten Daten via ScanSnap und der mitgelieferten Software auch auf eine lokale / USB Festplatte ablegen. Damit verliert man natürlich im Vergleich zu Evernote sehr viel an Flexibilität, was den "Überallzugriff" mit beliebigen Endgeräten (Smartphones, Pads, Notebooks etc.) angeht. Noch ein wichtiger Hinweis: Der Scanner unterstützt leider nicht das TWAIN Format. Das bedeutet, dass er mit vielen Programmen nicht zusammenarbeitet, die direkt mit dem Scanner kommunizieren wollen. Diese kleine Schwäche wird jedoch, durch den sehr einfach konfigurierbaren ScanSnap Manager gut kompensiert.


Das Bindeglied des Gesamtsystems ist die ABBYY FineReader Texterkennungssoftware. Hierbei handelt es sich um eines der besten OCR-Systeme am Markt, das wirklich ein Maximum an Texterkennung bietet und schlanke, durchsuchbare PDF-Dateien generiert. Die Software ist so gut, dass sie z.B. auch den Text des "Fanta" Schriftzuges vom Flaschenetikett erkennt. Der FineReader allein ist eigentlich schon sein Geld wert - freundlicherweise wird er beim Fujitsu Scanner aber gleich kostenlos mitgeliefert.

Zusammenfassung
Die drei Komponenten lassen sich sehr einfach konfigurieren und gehen dabei eine perfekte Symbiose ein. Jedes auch mehrseitige Dokument lässt sich mit nur einem Klick am ScanSnap direkt einscannen, via FineReader in eine schlanke durchsuchbare PDF-Datei verwandeln und im Evernote-Archiv im Web ablegen.  Dort sind die Dokumente dann von jedem Rechner oder Smartphone aus im Zugriff.


Investitionen (Stand August 2012):

  • Fujitsu ScanSnap S1300i gibt es im Web für ca. 270,- EUR. Teurere Modelle mit der Erweiterung "Deluxe" beinhalten zusätzlich die Software "Rack2-Filer", die ich jedoch noch nicht getestet habe.
  • Abbyy FineReader kostet eigentlich ca. 80 EUR, wird beim Scanner aber schon ohne Zusatzkosten mitgeliefert, also gratis.
  • Evernote ist bei einem Upload Volumen von bis zu 60 MB im Monat gratis. Damit kommt man schon relativ weit, da die PDF-Dateien durch den FineReader nicht allzu groß sind. Wer bis zu 1 GB Upload Volumen im Monat benötigt, zahlt 40 EUR pro Jahr.

    Als Firma möchte man ggf. auch Multiuser-Zugriff, Rollen-Rechtekonzepte und weitere Business Features nutzen, die es bei Evernote Business für 10$ je Mitarbeiter und Monat erhält.

Fazit
Die hier beschriebene Lösung ist für den Privatgebrauch eine tolle Möglichkeit, die eigenen Organisationsstrukturen zu optimieren. Erst vor Kurzem war ich froh, für einen Garantiefall einen Kassenbon in Evernote wieder zu finden, dessen Original zurzeit beim Finanzamt liegt.

Ob man diese Gesamtlösung auch für das eigene Geschäft nutzt, ist schlicht eine Glaubensfrage, da es aus Datenschutzgründen nicht jedermanns Sache ist, Kundendaten im Netz abzulegen. Ich selbst gehe nach eigenen Recherchen davon aus, dass die Übertragung und die Ablage der Daten bei Evernote nach allen Regeln der Kunst abgesichert ist. Es bleibt trotzdem, ähnlich wie beim Onlinebanking eine Entscheidung, die jeder für sich selbst treffen muss.


Hier geht es zu einer weiteren pfiffigen Lösung für Dein Homeoffice, die Dich begeistern wird.

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Eigene Videos zur oben dargestellten Lösung (in Arbeit):

Kommentare:

  1. Für zu Hause wünsche ich mir eine Lösung, die auch gleich alle meine Dokumente auf der Festplatte mit berücksichtigen kann. Generell ist eine Umwandlung in PDF dabei nicht sinnvoll. Ideal wäre zudem ein Scanner der auch beidseitige Dokumente verarbeiten kann und eine automatische Indizierung. In der Regel wird zwar niemand seinen kompletten Papierbestand digitalisieren, aber man würde vielleicht it dem aktuellen jahr anfangen und dann konsequent alles was hineinkommt, ebenfalls archivieren.
    Eine Ablage im Web (inbesondere in den USA) käme für mich nur als Option in Frage.

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    1. Sie könnten sich mal die "Deluxe- Variante" des S1300i Scanners anschauen. Dort ist die Software "Rack2Filer" dabei, die laut einem Freund von mir eine sehr komfortable Verwaltung der Scans auf der lokalen Festplatte bietet. Ob die dort bereits vorhandenen Dokumente damit ebenfalls indiziert / verwaltet werden, weiss ich allerdings nicht.

      Der S1300i scannt übrigens beidseitig und eine Indizierung macht bei der oben vorgestellten Lösung quasi Evernote. Man kann auch bei sehr großem Datenbestand in sekundenschnelle jedes Schlagwort in jedem Dokumenten finden. Außerdem Evernote nimmt nicht nur PDF. Sie können alles hochladen, was sie auf der Platte haben.

      Die Datenablage bei einem Unternehmen im Ausland bleibt aber natürlich dennoch ein Thema.

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  2. Bei deiner Lösung sehe ich paar Probleme, z.mind. aus meiner Sicht:
    Ich hatte auch vor paar Jahren im Privaten Bereich den hoffnungslosen Versuch unternommen quasi das papierlose Zuhause zu schaffen. Dazu habe ich auch auf Evernote gesetzt, was sich später als Overkill herausstellte. Am Ende bin ich doch zu meiner Alten Ordnerstrucktur zurück, da ich es übersichtlicher/einfacher fand. Mittlerweile bin ich aber wieder soweit und suche die perfekte Lösung für mich, bin aber bisher nicht fündig geworden. Bei der Ordner-Lösung nervt einfach, dass man alles "zufuß" erledigen muss. Ein DMS hat doch den Vorteil, dass man erstens alles in einer Zentrale bearbeitet und zweitens alles automatisch archiviert wird. Man muss nur noch haltbare Backups auf DVD-RAM oder M-Disks ziehen und schon hat man hoffentlich paar Jahrzehnte Ruhe. Das Problem, was ich bei deiner Lösung sehe, ist aber ein Anderes. Das Problem ist, dass die brauchbaren DMSysteme alle proprietär sind. Ich finde, wenn man von DMS redet, dann beinhaltet das auch die Langzeitarchivierung und das steht im Widerspruch zur einer proprietären Lösung wie evernote & Co.! Da käme für mich nur Linux mit einer opensource DMS, was wiederum auf opensource Archivierungstechniken setzt wie z.B. PDF/A-1, opendocument, mysql etc. Auch wenn die Cloud-speicherung die Probleme hinsichtlich Speicherung, gar Langzeitarchivierung löst, gehört doch sehr viel Mut dazu solche Dokumente irgendwo auf der Welt zu Speichern. Wie man sieht, ist das Problem immernoch nicht optimal gelöst, oder vielleicht bin ich noch nicht fündig geworden. In diesem Sinne & Danke für den Review

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    1. Danke für deinen Kommentar, dem eigentlich nicht viel hinzuzufügen ist. Die Cloud an sich ist immer ein potenzielles Wagnis und auch das Risiko, dass es bestimmte Anbieter und Dateiformate in ein paar Jahren nicht mehr geben könnte. Ich persönlich baue auf Evernote, das PDF-Format und meine lokalen Evernote Datensicherungen. Dabei kann ich nur hoffen, auf das richtige Pferd gesetzt zu haben - eine Garantie gibt es nicht.

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